Bestanden delen op het werk: veiliger dan je denkt (maar niet altijd)

Bestandsdeling is een onderdeel van dagelijks werk dat de meeste mensen nauwelijks bewust doen. Je sleept een bestand naar een clouddienst, kopieert de link en stuurt die via e-mail of chat door. Klaar. Maar er zit een kant aan bestandsdeling die voor zakelijk gebruik wel degelijk aandacht verdient.

Wat gaat er eigenlijk mis?

Gratis consumenten-clouddiensten zijn ontworpen voor gemak, niet voor zakelijke veiligheid. Een paar voorbeelden van wat er fout kan gaan:

Een downloadlink die je hebt gedeeld met één klant, wordt doorgestuurd naar anderen
Een bestand met persoonsgegevens staat maandenlang op een buitenlandse server
Je weet niet of de ontvanger het bestand al heeft geopend
De dienst voldoet niet aan de AVG, wat bij een audit problemen kan opleveren

Individueel zijn dit kleine risico’s. Maar voor een bedrijf dat dagelijks tientallen bestanden deelt, kunnen ze op den duur voor problemen zorgen.

Wanneer is het echt een risico?

Niet elke bestandsdeling is even gevoelig. Een openbare presentatie doorsturen via een gratis dienst is heel anders dan het delen van een klantdossier, een contractvoorstel of personeelsinformatie. Bij dat soort bestanden is het verstandig om bewust na te denken over hoe je deelt.

Vragen die daarbij helpen:

Bevat dit bestand persoonsgegevens?
Zou ik er een probleem mee hebben als iemand anders dit bestand ziet?
Is het nodig dat dit bestand over een paar weken nog beschikbaar is?

Als het antwoord op één van deze vragen relevant is, loont het om te kiezen voor een oplossing met meer controle.

Wat is een betere aanpak?

FileCap is een Nederlandse dienst waarmee je veilig grote bestanden verstuurt op een AVG-conforme manier. Je stelt zelf in hoe lang het bestand beschikbaar is, kunt een wachtwoord toevoegen en ziet wie het bestand heeft gedownload. De ontvanger heeft geen account nodig.

Bestandsdeling veilig maken hoeft niet ingewikkeld te zijn. Soms is het een kwestie van de juiste tool kiezen.